Зарплата на карточки. Документальное оформление

Тематики: Трудовые отношения

Организация перечисляет зарплату работников на карточки. Какой документ требуется для подтверждения того, что мы перечислили суммы работникам? Какой документ в данном случае заменяет платежную ведомость? Нужно ли нам распечатывать платежную ведомость и собирать подписи работников или банк должен давать подтверждение по перечисленным суммам на лицевые счета работников?

Согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Следовательно, для перечисления зарплаты работника на карточный счет необходимо личное заявление указанного работника.

Далее заключается договор с банком, в котором регламентируются условия обслуживания карточных счетов и определена сумма вознаграждения банка.

Состав пакета документов, представляемых в банк, определяет непосредственно кредитное учреждение.

В соответствии с Положением о порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 01.04.2003 г. № 222-П, перечисление юридическим лицом денежных средств со своего банковского счета в пользу нескольких физических лиц, являющихся клиентами одного банка (сумм заработной платы, выплат социального характера и других выплат, предусмотренных законодательством Российской Федерации), осуществляется в соответствии с условиями договора, заключенного юридическим лицом с банком, обслуживающим физических лиц — получателей, либо договора банковского счета, заключенного юридическим лицом с обслуживающим его банком.

Перечисление денежных средств осуществляется общей суммой платежным поручением юридического лица с использованием реестра.

Реестр составляется и ведется по форме, согласованной банком.

Реестр должен содержать реквизиты банка, Ф.И.О., реквизиты счетов физических лиц, суммы, подлежащие зачислению на счета физических лиц, подписан уполномоченными лицами юридического лица, имеющими право подписи расчетных документов, и заверен оттиском печати либо оформлен в электронном виде с использованием аналога собственноручной подписи.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Расчетная ведомость (форма № Т-51) составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации.

При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Требования к расчетным ведомостям установлены Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

При заполнении платежного поручения на перечисление заработной платы на карточные счета работников нужно учитывать следующее:

– в поле «Получатель» указывается наименование и местонахождение банка, в котором открыты счета физических лиц;

– в поле «Сумма» указывается общая сумма, подлежащая перечислению на счета физических лиц;

– в поле «Назначение платежа» указывается цель платежа, а также делается ссылка на перечисление денежных средств по реестру, его номер, дату.

Передача реестра банку получателя осуществляется юридическим лицом самостоятельно либо обслуживающим его банком (при наличии данного условия в договоре банковского счета) в соответствии с договором между банком плательщика и банком получателя, любыми способами, в том числе с использованием средств связи, позволяющих достоверно установить, что информация или документ исходит от стороны по договору.

Реестр в банк лучше передавать одновременно с платежным поручением, иначе денежные средства банк отразит по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения для принятия мер к зачислению средств по назначению.

После проверки правильности заполнения и оформления платежных поручений на всех экземплярах (кроме последнего) принятых к исполнению платежных поручений в поле «Поступ. в банк плат.» ответственным исполнителем банка проставляется дата поступления в банк платежного поручения.

Последний экземпляр платежного поручения, в котором в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка, дата приема и подпись ответственного исполнителя, возвращается плательщику в качестве подтверждения приема платежного поручения к исполнению.

При оплате платежного поручения на всех экземплярах расчетного документа в поле «Списано со сч. плат.» проставляется дата списания денежных средств со счета плательщика, в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка и подпись ответственного исполнителя.

Банк обязан информировать плательщика по его требованию об исполнении платежного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счета. Порядок информирования плательщика определяется договором банковского счета.

Банк предоставляет выписку, которая является подтверждением того, что денежные средства зачислены на карточные счета работников.

Вместе с выпиской банк возвращает один экземпляр реестра со своей отметкой.

После получения указанных документов перечисленная сумма отражается по дебету счета 70 как заработная плата выданная.