Нужен ли товарный чек на покупку ГСМ кроме кассового чека.

Вопрос:

Сотрудник получает денежные средства под отчет для заправки топливом      служебного автомобиля. На АЗС  выдавать товарные чеки или ставить подпись в кассовом чеке отказываются. Достаточно ли чека АЗС с расшифровкой вида и количества топлива для подтверждения расходов?

 

Ответ:

Налогоплательщики в целях налогообложения прибыли уменьшают полученные доходы на осуществленные ими экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ).

Перечень реквизитов, которые должен иметь кассовый чек, указан в п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ».

В  чеке кроме информации о дате и сумме покупки должны быть сведения о марке и количестве отпущенных ГСМ. Если в чеке ККТ таких данных нет, то к нему должен быть приложен товарный чек, содержащий соответствующую информацию.

Таким образом, товарный чек не является обязательным документом, если  в кассовом чеке по горюче-смазочным материалам  есть все необходимые  сведения о марке  и количестве отпущенных ГСМ.

 

Кроме того, для списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете израсходованное количество горюче-смазочных материалов должно быть подтверждено документально. Основным документом, подтверждающим расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист (п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 1 ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Для обоснования расхода на использование ГСМ организация может применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78, или самостоятельно разработанный бланк (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). При этом путевой лист должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 N 152 и п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ. Использование нетиповой формы путевого листа нужно будет закрепить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

 

Путевой лист оформляется на каждое автотранспортное средство отдельно (п. 9 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152). Расходы на ГСМ можно учитывать как в составе материальных расходов, так и включить в прочие расходы на содержание служебного транспорта (пп. 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Путевой лист в этом случае подтверждает использование автомобиля в служебных целях. В частности, в путевом листе указывается маршрут и время передвижения автомобиля. Из этих показателей видно как использовался автомобиль, сколько километров за рабочий день пройдено. Соответственно, зная расход топлива, можно рассчитать расходы на ГСМ.

 

Таким образом, для подтверждения и списания  расходов по ГСМ необходимо иметь кассовый чек и  путевой лист, товарный чек необязателен и подпись кассира на кассовой чеке также не предусмотрена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

 

06.06.2020