Без бумажки ты букашка… Оформление трудовых договоров и должностных инструкций

(Письма Роструда от 09.08.2007 г. № 3043-6-0, № 3045-6-0, № 3042-6-0)

Роструд выпустил сразу три письма, датированных одним числом, в которых дал работодателям ответы на часто возникающие при оформлении трудовых отношений с работниками вопросы.

Форма трудового договора – единой нет

Трудовой кодекс требует обязательного оформления трудового договора в письменной форме (ст. 16 ТК РФ).

Вместе с тем трудовое законодательство не предусматривает какой-либо унифицированной формы трудового договора. Объясняется это прежде всего многообразием видов трудового договора, вследствие чего невозможно в какой-то типовой форме предусмотреть все его особенности.

Трудовой кодекс вместе с тем содержит ряд требований о включении в трудовой договор обязательных сведений и условий (ст. 57 ТК РФ).

Следует помнить, что регулирование многих вопросов, возникающих в процессе трудовых отношений, возможно исключительно в рамках трудового договора.

В свое время Постановлением Минтруда РФ от 14.07.1993 г. № 135 были утверждены Рекомендации по заключению трудового договора в письменной форме и примерная форма трудового договора, а также Постановлением Минтруда РФ от 23.07.1998 г. № 29 были утверждены Рекомендации по заключению трудового договора, отражающие специфику регулирования социально-трудовых отношений в условиях Крайнего Севера.

Роструд считает, что в настоящее время эти Рекомендации могут быть использованы в части, не противоречащей Трудовому кодексу (письмо № 3043-6-0).

Нумерация трудовых договоров: на ваше усмотрение

Многих работодателей волнует вопрос о том, как правильно нумеровать трудовые договоры, и должна ли нумерация трудовых договоров каждый год начинаться заново.

Роструд пояснил, что номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса РФ. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1, предусматривают нумерацию трудовых договоров.

Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.

Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в 2007 году, присваивается номер 16/07.

Таким образом, нумерацию трудовых договоров в следующем году можно начинать заново (письмо № 3045-6-0).

Должностные инструкции: не обязательно, но весьма желательно

Обязательно ли разрабатывать должностные инструкции и будет ли считаться нарушением трудового законодательства их отсутствие?

Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Так, в отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях работодатель не может дать кандидату на работу обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и утверждаться работодателем как отдельный документ.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и караться штрафами (письмо № 3042-6-0).