Расходы на оплату сотовой связи. Если работник в отпуске

Тематики: Налог на прибыль организаций

Подскажите, пожалуйста, могу ли я отнести на расходы суммы оплаты сотовой связи для генерального директора компании в случае, когда он, находясь в отпуске, ежедневно звонит в офис и руководит прямо «с пляжа»? Или мы не можем приводить такое обоснование для списания затрат, так как покажем нарушение Трудового кодекса в связи с неполноценным отдыхом? Вопрос для нас важный, так как сумма расходов на сотовую связь почти 10 тыс. руб. Имеем ли мы право удержать из зарплаты сотрудника оплаченную ему сотовую связь за время нахождения в отпуске?

Телефонные переговоры руководителя

В соответствии с п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ при исчислении налога на прибыль организаций расходы на оплату услуг связи учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как и все расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, расходы на оплату услуг связи должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

На практике нередко возникает вопрос: можно ли считать обоснованными (то есть экономически оправданными) затраты на телефонные переговоры сотрудников организации в нерабочее время, в том числе во время отпуска.

Сразу скажем, что однозначного ответа на этот вопрос не существует.

Даже чиновники Минфина РФ отметили, что затраты на оплату телефонных переговоров по сотовой связи во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска в ряде случаев, могут признаваться расходами для целей налогообложения прибыли при условии, что эти переговоры велись в производственных целях (см. письмо от 07.12.2005 г. № 03-03-04/1/418).

Аналогичной точки зрения придерживаются и суды. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 31.05.2006 г. № КА-А41/4511-06 указал, что факт совершения звонка в период отпуска не означает непроизводственного характера данного звонка, поскольку звонки личного характера могут совершаться и в течение рабочего дня.

Таким образом, для учета затрат на оплату переговоров руководителя по сотовому телефону во время отпуска Вам следует заручиться доказательствами того, что для нормальной работы Вашей организации генеральному директору даже во время отпуска необходимо было оставаться на связи.

Конечно, чем больше будет таких доказательств, тем проще будет убедить налоговиков в правомерности учета данных расходов.

Как пояснил ФАС Московского округа в постановлении от 10.05.2006 г. № КА-А40/3558-06, экономическая обоснованность расходов на оплату услуг сотовой связи по телефону, закрепленному за руководителем организации, может заключаться в получении или представлении информации.

А поскольку генеральный директор, в частности, принимает решения по важнейшим вопросам деятельности компании, то и во время отпуска у него должна быть возможность оперативно обмениваться информацией с фирмой.

Еще одним доводом в пользу обоснованности таких расходов может служить, к примеру, то, что, уезжая в отпуск, руководитель организации не передал свой сотовый телефон другому работнику, поэтому контрагенты по-прежнему звонили на телефон директора, в то время как он находился на отдыхе.

Напомним, что для документального подтверждения расходов на оплату услуг сотовой связи налоговики, как правило, требуют:

– утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи. В этом перечне целесообразно указать время, когда работники вправе использовать сотовый телефон в служебных целях. В частности, генеральный директор должен быть вправе пользоваться телефоном в любое, в том числе нерабочее, время;

– договор с оператором на оказание услуг связи;

– детализированные счета оператора связи (см., например, письмо Минфина РФ от 27.07.2006 г. № 03-03-04/3/15).

Телефонные переговоры директора, находящегося в отпуске, с сотрудниками организации, не являются нарушением трудового законодательства.

В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса РФ отпуск – это время отдыха, то есть время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

В Вашей ситуации организация-работодатель не обязывала работника (генерального директора) исполнять трудовые обязанности во время отпуска.

Генеральный директор по собственной инициативе звонил в офис, то есть использовал свое время отдыха по своему усмотрению, как того и требует трудовое законодательство.

Удержание суммы расходов из зарплаты работника

Удержать из зарплаты сотрудника сумму, заплаченную за его переговоры по сотовому телефону, можно в том случае, если в результате таких переговоров работник причинил ущерб организации-работодателю.

Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Таким образом, если организацией установлено, что работник имеет право вести служебные переговоры по сотовому телефону только в рабочее время (к примеру, если это прописано в перечне должностей работников, которые вправе использовать сотовые телефоны в служебных целях), а он использовал телефон во время отпуска, и организация-работодатель оплатила эти переговоры, то можно говорить о том, что работник причинил организации ущерб.

По общему правилу за причиненный работодателю ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Исключение из этого правила предусмотрено, в частности, п. 8 ст. 243 ТК РФ, согласно которому материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Так как, находясь в отпуске, работник не исполняет свои трудовые обязанности, то с него можно взыскать всю сумму, уплаченную за его телефонные переговоры во время отпуска (даже если эта сумма превышает размер среднемесячного заработка работника).

Напомним, что в соответствии со ст. 248 ТК РФ порядок возмещения ущерба будет зависеть от размера причиненного работником ущерба.

Так, если сумма причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка, то взыскание производится по распоряжению работодателя.

Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если же месячный срок истек либо если работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Расходы на оплату сотовой связи. Если работник в отпуске

Еще по теме: