Если работники возмещают фирме затраты

Тематики: Налог на прибыль организаций, НДФЛ

Организация закупает питьевую воду для своих работников. Впоследствии после оплаты поставщику в конце месяца коллектив возмещает расходы организации путем сдачи в кассу денежных сумм в равных долях от потраченной организацией суммы.

Сумма возмещения является доходом организации? Можно ли принять в расходы проплаченные поставщику воды суммы? Подскажите, пожалуйста, имеет ли право организация удерживать ежемесячно эти суммы из заработной платы работников? Подлежит ли налогообложению НДФЛ пользование питьевой водой работниками, не возместившими свою часть расходов на закупку питьевой воды для общего пользования?

Согласно ст. 248 НК РФ к доходам для целей исчисления налога на прибыль относятся:

1) доходы от реализации товаров (работ, услуг) и имущественных прав.

2) внереализационные доходы.

В письмах от 23.05.2005 г. № 03-03-01-04/1/275 и от 27.06.2006 г. № 03-03-04/3/15, рассматривая ситуацию, в которой работник возмещает организации затраты на личные телефонные переговоры по служебному телефону, Минфин РФ выразил мнение, что уплачиваемое работником возмещение должно учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.

Согласно ст. 249 НК РФ доходом от реализации признаются выручка от реализации товаров (работ, услуг) как собственного производства, так и ранее приобретенных, выручка от реализации имущественных прав.

Следовательно, Минфин посчитал, что организация, которой работник возмещает стоимость сверхлимитных телефонных переговоров, реализует работнику услуги связи.

Очевидно, что такая логика рассуждений вполне применима (и, вероятнее всего, будет применена на практике налоговиками) в отношении Вашей ситуации – когда работники возмещают организации расходы на покупку питьевой воды.

Проверяющие наверняка потребуют включить сумму возмещения в доходы от реализации – как если бы Ваша фирма перепродавала воду работникам.

Зато сумму, потраченную на покупку воды, Вы сможете включить в расходы.

Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

А раз от «реализации» воды своим работникам фирма получает доходы, то и расходы на приобретение этой воды можно учесть для целей налогообложения прибыли.

Поскольку речь зашла о реализации, самое время вспомнить об НДС.

Согласно п.п. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ реализация товаров на территории Российской Федерации признается объектом налогообложения НДС.

Следовательно, при реализации воды своим работникам фирма обязана исчислить и уплатить НДС в бюджет.

Поскольку в соответствии с п. 1 и 2 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму НДС на налоговые вычеты в виде сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при покупке товаров, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения НДС, то суммы «входного» НДС по питьевой воде можно принять к вычету.

Если организация будет собирать с работников ровно столько же денег, сколько потратит на покупку воды, то по этой операции ее доходы будут равны расходам, а сумма НДС к уплате – сумме НДС к вычету.

То есть дополнительных затрат у организации не возникнет.

Есть и другой вариант оформления подобных отношений.

Можно попросить работников написать заявление с просьбой к организации — работодателю приобретать от своего имени, но за счет работников питьевую воду.

Такое заявление, одобренное руководителем организации, будет являться по сути договором комиссии, согласно которому организация будет являться комиссионером, а работник – комитентом (ст. 990 Гражданского кодекса РФ).

В соответствии со ст. 1001 ГК РФ комитент обязан возместить комиссионеру израсходованные им на исполнение комиссионного поручения суммы.

В соответствии с п.п. 9 п. 1 ст. 251 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются доходы в виде имущества (включая денежные средства), поступившего комиссионеру в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, а также в счет возмещения затрат, произведенных комиссионером, за комитента, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов комиссионера, агента и (или) иного поверенного в соответствии с условиями заключенных договоров.

Поэтому сумма, поступившая от работника в счет возмещения расходов организации на приобретение питьевой воды для нужд работников, не будет учитываться в составе доходов для целей исчисления налога на прибыль.

Расходы на приобретение питьевой воды организация также учитывать не будет (на основании п. 9 ст. 270 НК РФ).

Обязанности по исчислению НДС у организации-комитента в данном случае не будет. Но и сумму «входного» НДС к вычету принять будет нельзя.

Кстати, в заявлении лучше прописать, каким образом будет определяться сумма расходов организации-комиссионера, подлежащая возмещению работником-комитентом.

Ведь питьевая вода покупается не индивидуально для каждого работника, а приобретается в одной таре сразу для нескольких лиц.

Поэтому, чтобы не возникало споров по поводу суммы возмещения, лучше, чтобы работник указал в заявлении, что он будет возмещать расходы организации на приобретение питьевой воды в сумме, определяемой путем деления всей суммы затрат организации на приобретение питьевой воды на количество заявлений работников с просьбой приобретать за их счет питьевую воду.

Теперь рассмотрим, может ли организация удерживать суммы задолженности работника за питьевую воду из его зарплаты.

Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Удержание из зарплаты для погашения задолженности работника за какие-либо материальные блага, оплаченные в его интересах работодателем, законодательством не предусмотрено.

Следовательно, производить удержание Вы не вправе.

В то же время ст. 136 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

При этом заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором.

Таким образом, исходя из буквального толкования норм ТК РФ, если включить в трудовые договоры с работниками условие о том, что работник вправе поручить организации перечислять определенную часть его зарплаты на указанный им счет (в том числе на счет, не принадлежащий самому работнику), а работники напишут заявление с просьбой ежемесячно перечислять на счет организации сумму в возмещение затрат организации на приобретение питьевой воды, то организация будет вправе не выплачивать указанную сумму работникам, а оставить ее у себя на счете.

В то же время на практике мало фирм, прописывающих вышеуказанное условие в трудовых договорах.

Обычно в подобных случаях ограничиваются заявлением работника о переводе (единовременно или с какойто периодичностью) определенной части его зарплаты на указанный им счет (в том числе не принадлежащий работнику). Это довольно распространенная ситуация, и отсутствие соответствующего условия в трудовом договоре не вызывает претензий проверяющих.

Что касается исчисления и удержания НДФЛ у работников, которые пили воду, но не возместили фирме расходы на ее приобретение, то согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателя-ми товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания (п. 2 ст. 211 НК РФ).

При решении вопроса о порядке налогообложения НДФЛ доходов работников, если определить размер полученных каждым из работником доходов в натуральной форме невозможно, можно руководствоваться информационным письмом Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 г. № 42, в п. 8 которого сказано, что доход в виде материального блага подлежит включению в совокупный доход физического лица только в том случае, если размер дохода мог быть определен применительно к данному физическому лицу.

Поэтому если невозможно определить размер дохода в натуральной форме, полученного каждым из работников, то удерживать налог с такого дохода не следует.

Отметим, что данное разъяснение было дано судом относительно подоходного налога.

В настоящее время доходы физических лиц облагаются налогом на доходы физических лиц, а не подоходным налогом.

Однако выводы ВАС РФ справедливы и для НДФЛ.

Это подтверждается современными судебными решениями (см. постановления ФАС Поволжского округа от 13.10.2005 г. № А57-2297/05-5, ФАС Московского округа от 28.02.2006 г. № КА-А40/558-06, ФАС Уральского округа от 05.06.2006 г. № Ф09-205/06/С7).

Кроме того, существует ряд постановлений Федеральных арбитражных судов, в которых судьи признали начисление НДФЛ на стоимость бесплатного питания неправомерным на том основании, что осуществить учет стоимости и количества продуктов, потребленных каждым физическим лицом невозможно (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 11.05.2004 г. № Ф09-1773/04-АК, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2006 г. № Ф04-685/2006(20075-А45-6), ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2006 г. № А56-2227/2006).

Эти рассуждения применимы и в Вашем случае – вряд ли Вы сможете точно определить, сколько воды употребил каждый из работников.

Однако в случае, если Вы решите оформить свои отношения с работником договором комиссии (в форме заявления работника, одобренного руководителем организации) и пропишете в нем, как определяется размер возмещения затрат на покупку питьевой воды, то при «прощении» задолженности по возмещению затрат организации на покупку воды этот работник получает доход, источником которого является организация.

Причем в этом случае сумма дохода известна.

Поэтому сумма такой «прощенной» задолженности будет облагаться НДФЛ.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Если работники возмещают фирме затраты

Еще по теме: