Командировочные расходы

Тематики: Бухгалтерский практикум

Сотрудник предприятия вернулся из командировки поздно ночью, что подтверждается железнодорожным билетом, и так как не было возможности добраться до места проживания (живет в пригороде), вынужден был воспользоваться услугами близлежащей гостиницы. К авансовому отчету помимо прочих документов приложил документы, подтверждающие факт оплаты проживания в этой гостинице.

Имеем ли мы право принять для бухгалтерского и налогового учета такие затраты по проживанию? Каким законодательным актом регламентируется, что в затраты принимаются только расходы по найму жилого помещения в населенном пункте, куда командирован сотрудник?

Понятие служебной командировки приведено в ст. 166 Трудового кодекса РФ.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Единственный документ, который содержит подробный порядок направления работников в служебную командировку, – Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (документ действующий, применяется в части, не противоречащей ТК РФ).

Согласно Инструкции… днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

П. 11 Инструкции установлено, что расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда.

Также возмещаются расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами.

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством, расходы по найму жилого помещения, осуществленные работником в день приезда в место постоянной работы, организация возмещать не обязана.

В случае, если работодатель сочтет возможным возмещение расходов работника на проживание в гостинице в день приезда работника к месту работы, указанные расходы будут признаны в бухгалтерском учете как прочие внереализационные расходы на основании п. 12, п. 17 ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Согласно п. 17 ПБУ 10/99 расходы подлежат признанию в бухгалтерском учете независимо от намерения получить выручку, операционные или иные доходы и от формы осуществления расхода (денежной, натуральной и иной).

В целях налогообложения прибыли в соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Однако поскольку п. 11 Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» установлено, что расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций расходы по найму жилого помещения, осуществленные работником в день приезда к месту работы, не могут быть учтены.

Согласно п. 29 ст. 270 НК РФ расходы, произведенные в пользу работников, в частности, оплата услуг для личного потребления работника, при определении налоговой базы не учитываются.

Поскольку указанные расходы формируют бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и исключаются из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, то возникшая разница признается постоянной (п. 4 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»).

В соответствии с п. 7 ПБУ 18/02 в связи с возникновением постоянной разницы в бухгалтерском учете признается постоянное налоговое обязательство, сумма которого корректирует (увеличивает) сумму условного расхода по налогу на прибыль, определяемую исходя из бухгалтерской прибыли (убытка) и отражаемую в бухгалтерском учете независимо от суммы налогооблагаемой прибыли (убытка).

В заключение отметим, что если поезд, на котором сотрудник вернулся из командировки, прибыл после 0 часов, то днем приезда работника из командировки будут считаться последующие сутки, за которые Вы обязаны выплатить сотруднику суточные.