Деньги под отчет через расчетный счет

Можно ли рассчитаться с подотчетным лицом через банк, то есть переслать деньги на расчетный счет?

В принципе, законодательство не запрещает выдавать деньги сотруднику на служебные расходы в безналичной форме.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 г. № 40, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

При этом под словами «окончательный расчет» подразумевается как возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы ранее полученных под отчет денежных средств, так и выдача «подотчетнику» денег, если полученного им аванса оказалось недостаточно для исполнения служебного задания.

Порядок… не устанавливает, в какой форме (наличной или безналичной) должен быть произведен окончательный расчет с подотчетным лицом (а точнее – выдача ему суммы денег, истраченной им на исполнение служебного задания сверх суммы полученного под отчет аванса).

В то же время Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55, предусматривают, что остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, а перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Однако это не означает, что фирма не может перечислить подотчетному лицу сумму перерасхода в безналичной форме.

Ведь Указания… устанавливают не порядок расчетов с подотчетными лицами, а правила заполнения авансовых отчетов, и поэтому не могут накладывать ограничения на способы расчетов между организацией и ее работником.

В форме № АО-1 «Авансовый отчет» предусмотрен такой реквизит как «Перерасход выдан по кассовому ордеру №____ от ________».

Указания… лишь дают пояснения к этой строке, не более того.

Таким образом, поскольку законодательством не запрещено выдавать подотчетному лицу сумму перерасхода в безналичной форме, то можно перечислить эту сумму на расчетный счет работника.

Для того, чтобы авансовый отчет содержал информацию о том, что сумма перерасхода выдана «подотчетнику» в безналичной форме, в него следует добавить строку с соответствующей информацией.

Напомним, что в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20 в унифицированные формы первичной учетной документации организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

При этом все реквизиты унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда наличные деньги работнику не выдаются вовсе, а сумма, необходимая для исполнения служебного задания, перечисляется работнику в безналичной форме.

Это тоже вполне законно.

Но возникает вопрос: как оформлять такую операцию?

Нужно ли работнику в данном случае заполнять авансовый отчет и можно ли в бухгалтерском учете отражать расчеты с этим работником на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»?

Дело в том, что в нормативных актах словосочетания «подотчетное лицо», «выдано под отчет» и т.п. применяются в случаях, когда речь идет о выдаче работнику аванса наличными деньгами.

Однако, на наш взгляд, авансовый отчет работнику, получившему деньги в безналичной форме для исполнения служебного задания, все же лучше оформить, а бухгалтеру следует отражать расчеты с таким работником с применением счета 71.

Ведь получив деньги для исполнения служебного задания, работник не может тратить их как ему угодно, он должен расходовать их только на цели, обозначенные организацией, и должен отчитаться о том, на что он потратил деньги.

То есть работник в этом случае также представляет отчет об использовании денежных средств, а, следовательно, его также можно назвать подотчетным лицом.

В Указаниях по применению формы «Авансовый отчет» сказано, что эта форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

При этом не уточнено, в какой именно форме работнику выдавались деньги.

Кроме того, ст. 272 НК РФ предусмотрено, что некоторые расходы (командировочные, представительские) признаются на дату утверждения авансового отчета.

Таким образом, «подотчетнику», получившему деньги в безналичной форме, лучше составить авансовый отчет.

Что касается счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», то он предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств (а не только со счетом 50 «Касса»).

Как видим Инструкция… по применению Плана счетов… говорит о применении счета 71 при выдаче работникам сумм под отчет, не уточняя при этом форму выдачи денег (наличная или безналичная).

Таким образом, расчеты с работниками, получившими деньги на выполнение служебного задания в безналичной форме, вполне корректно отражать на счете 71.