Деньги под отчет

Тематики: Бухгалтерский практикум, Калейдоскоп. Все грани одной темы, НДФЛ, Страховые взносы, Трудовые отношения

П. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» установлено, что для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документуюридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

ЦБ РФ в письме от 02.10.2014 г. № 29-Р-Р-6/7859 разъяснил, что под работником юридического лица понимается лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.

Согласно п. 1 ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

То есть подотчетными лицами признаются и физические лица, с которыми заключаются договоры гражданско-правового характера.

Для того, чтобы выдать деньги под отчет, необходимо:

– или оформление приказа,

– или подпись руководителя на заявлении подотчетного лица о выдаче денег под отчет.

Заявление заполняется в произвольной форме.

При этом обязательно указываются:

– сумма денег;

– срок, на который выдаются деньги;

– дата и подпись руководителя.

Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.

При подготовке распорядительного документа юридическое лицо руководствуется перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).

Минфин РФ в письме от 08.02.2019 г. № 03-01-15/7892 сообщил, что выплата денежных средств подотчетному лицу не относятся к расчетам для целей Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» и не требуют применения ККТ.

Минфин РФ и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (письмо Минфина РФ № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 г.).

Учитывая положения ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Минфин РФ в письме от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288 разъяснил, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными.

При этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские «зарплатные» карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных:

– с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;

– с командировочными расходами;

– с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

В п. 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» указано, что наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов (далее – предельный размер наличных расчетов).

Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте РФ на выдачу работникам под отчет.

Следует учитывать, что при расчетах наличными подотчетное лицо действует от имени организации или ИП.

Поэтому при расчетах подотчетного лица лимит расчетов наличными должен соблюдаться.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55, авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6).

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству РФ.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Подотчетное лицо обязано вернуть неизрасходованный остаток подотчетных сумм.

При внесении наличных денег в кассу оформляется приходный кассовый ордер.

В авансовом отчете заполняется поле «Остаток внесен».

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет 1 «Касса»

– выдача денежных средств под отчет из кассы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51

– перечисление денежных средств на банковскую карту работника под отчет;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 71

– оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– выплата перерасхода по авансовому отчету из кассы;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– возврат в кассу неизрасходованного остатка подотчетных сумм.

Организации и предприниматели нередко сталкиваются с ситуациями невозврата работниками (а зачастую и руководителями) подотчетных сумм.

Поскольку деньги, выданные под отчет (в том числе директору), являются собственностью организации, то при невозврате подотчетным лицом данных денег нарушаются права организации.

Согласно ст. 195 ГК РФ срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено, признается исковой давностью.

Общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст. 196 ГК РФ).

Течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права.

По обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения (ст. 200 ГК РФ).

Невозвращенная подотчетная сумма отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 94 и кредиту счета 71 на основании бухгалтерской справки.

В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.

При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Роструд разъяснил, что решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.

Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие (письмо от 09.08.2007 г. № 3044-6-0).

В соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Таким образом, по мнению Минздравсоцразвития РФ, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (НДФЛ) (письмо от 16.11.2011 г. № 22-2-4852).

В случае если работодатель удержал из заработной платы работника денежные средства на основании ст. 137 ТК РФ, то объекта обложения по страховым взносам не возникает (письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.12.2014 г. № 17-3/В-609).

В бухгалтерском учете удержанная из зарплаты работника невозвращенная подотчетная сумма отражается по дебету счета 70 и кредиту счета 94.

Если после истечения месячного срока и после удержания невозвращенной подотчетной суммы работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными), то в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на данную сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (письма Минздравсоцразвития РФ от 12.12.2014 г. № 17-3/В-609, ФСС РФ от 14.04.2015 г. № 02-09-11/06-5250).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки за пределы страны в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с п. 26 Положения, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется.

Согласно п. 5 с. 210 НК РФ доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов).

Организация может принять решение о необходимости возврата работником полученных под отчет денежных средств.

В случае возврата работником полученных под отчет денежных средств доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет.

Главой 34 «Страховые взносы» НК РФ не установлено особенностей для пересчета в рубли подотчетных сумм, выплачиваемых работнику на командировочные расходы в иностранной валюте.

Таким образом, разъяснил Минфин РФ в письме от 01.02.2018 г. № 03-04-06/5808, в целях исчисления страховых взносов с подотчетных сумм на командировочные расходы, выплаченных работнику в иностранной валюте, авансовый отчет о расходовании которых не был представлен и которые не были возвращены работником по возвращении из командировки, пересчет в рубли осуществляется по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работника.