Факсимильная подпись

Тематики: Бухгалтерский практикум

Предприятие производственное, объемы выставляемых накладных и счетов-фактур достаточно большие. Для оформления данных документов сделана доверенность и назначено ответственное лицо с правом подписи. Однако директор фирмы заказал факсимиле и настаивает на его использовании при оформлении любых документов, в частности, кассовой книги и отчета кассира, расходных кассовых ордеров, отчетности в налоговые органы и пенсионный фонд, договоров, накладных от поставщиков, где требуется подтвердить факт получения товара, счетов на оплату. Прошу Вас разъяснить правомерность использования подписи факсимиле.

Документы по учету кассовых операций (в том числе расходные кассовые ордера, кассовая книга, отчет кассира, на которых предусмотрена подпись руководителя организации) являются первичными учетными документами.

Ни в одном нормативном акте, касающемся оформления первичной учетной документации, не сказано, должны ли подписи на первичных документах быть собственноручными или возможно проставление факсимильной подписи.

Среди обязательных для первичных учетных документов реквизитов Федеральный закон РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» называет личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Причем ни Закон «О бухгалтерском учете», ни другие нормативные акты не содержат определения понятия «личная подпись».

Но личная подпись и собственноручная подпись – это не одно и то же.

Ведь исходя из буквального толкования словосочетание «личная подпись» означает подпись определенного лица.

Подпись лица может быть проставлена собственноручно или, например, воспроизведена факсимильным способом.

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88, также не содержат ссылки на то, должны ли в кассовых документах проставляться именно собственноручные подписи, или же можно использовать факсимильные.

Следовательно, прямого запрета на использование факсимильной подписи в этих документах нет.

Согласно ст. 160 Гражданского кодекса РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако руководствоваться данной нормой при решении вопроса о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах было бы неверно, так как в ст. 160 ГК РФ речь идет только о совершении сделок, но не об оформлении бухгалтерских документов.

Использование на первичных учетных документах факсимильной подписи проверяющие, как правило, не одобряют, что зачастую влечет доначисление налогов, пеней, штрафов.

Так, например, Минфин РФ в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 указал, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

А вот счет на оплату не является первичным документом, поэтому наличие на счете факсимильной подписи не будет являться нарушением.

В отношении налоговой отчетности налоговики категорически против факсимильной подписи и просто не принимают такие декларации.

Разъясните Вашему директору, чем грозит компании несдача отчетности.

Сложившейся арбитражной практики по данному вопросу пока нет. Но ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 08.10.2007 г. № А11-2499/2007-К2-24/126 однозначно заявил, что налоговое законодательство не предусматривает иной, кроме собственноручного или с использованием электронно-цифровой подписи, способ оформления подписи на налоговой декларации.

Любопытна смена позиции ФАС, нашего, Уральского округа.

В постановлении от 14.08.2007 г. № Ф09-6377/07-С3 судьи утверждали, что налоговое законодательство не предусматривает возможности применения факсимильной подписи на счетах-фактурах и других документах.

Но уже 24.09.2007 г. мнение судей сменилось на прямо противоположное: «Законодательство о бухгалтерском учете не содержит запрета на выполнение факсимильной подписи руководителя и главного бухгалтера» (постановление № Ф09-7822/07-С2).

И окончательный вердикт уже в 2008 году:

«Действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.

Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, в связи с чем проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении требований ст. 169 НК РФ» (постановление от 16.01.2008 г. № А76-7921/07).

Если у компании есть время и силы судиться с налоговиками, то можно ставить факсимильную подпись на документах.

Шанс выиграть в судебном процессе очень высокий.

Но проще все же оформить доверенность на право подписи тех или иных документов от имени руководителя организации определенным сотрудником (сотрудниками).