Использование личного автомобиля в служебных целях

Тематики: Налог на прибыль организаций, НДФЛ, Хозяйственная деятельность

Наше предприятие находится на ОСН. Директор использует собственный автомобиль для производственной деятельности.

Какой договор для предприятия выгоднее оформить, чтобы заплатить минимум налогов и иметь возможность включить в расходы затраты на ГСМ и ремонт автомобиля?

В Вашей ситуации можно выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля в служебных целях либо заключить с директором договор аренды его автомобиля (как с экипажем, так и без экипажа).

Компенсация

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92.

По легковым автомобилям размер компенсации составляет: с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 рублей в месяц, свыше 2 000 куб. см – 1 500 рублей в месяц.

Согласно п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Следовательно, если Вы установите размер компенсации в большем размере, чем определено постановлением № 92, суммы превышения Вы не сможете учесть в составе расходов для целей налогообложения прибыли.

Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях установлены письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

По мнению Минфина РФ, при выплате компенсаций необходимо учитывать, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письмо от 16.05.2005 г. № 03-03-01-02/140).

Налоговики придерживаются такой же точки зрения (письмо УФНС по г. Москве от 13.01.2012 г. № 20-15/001797@).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Как разъяснил Президиум ВАС РФ в постановлении от 30.01.2007 г. № 10627/06, не облагаются НДФЛ компенсации за использование личного транспорта в размере, определенном письменным соглашением между работником и работодателем.

Минфин РФ также сообщает, что поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Таким образом, освобождению от налогообложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма от 31.12.2010 г. № 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 г. № 03-04-06/6-47).

Сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Так считают Минздравсоцразвития РФ (письмо от 06.08.2010 г. № 2538-19) и ПФР (письмо от 29.09.2010 г. № 30-21/10260).

По такому же основанию на сумму компенсации не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Договор аренды

Договоры аренды транспортного средства бывают двух видов:

– с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (статьи 632-641 ГК РФ);

– без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (статьи 642-649 ГК РФ).

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Отсюда следует, что чтобы заключить договор аренды автомобиля без экипажа, управлять автомобилем должен не арендодатель, то есть в Вашем случае – не директор.

Поскольку автомобилем управляет лично директор, Вы можете заключить договор аренды автомобиля с экипажем.

По договору аренды транспортного средства с экипажем поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей, обязан арендодатель.

То есть директор.

Напомним, что по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

В связи с этим Минфин РФ считает, что плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством.

При этом для подтверждения расходов в виде платы за услуги по управлению транспортным средством необходимо наличие документов, подтверждающих факт оказания таких услуг налогоплательщику.

Таким документом может быть, например, акт приема-передачи услуг (письмо от 01.12.2009 г. № 03-03-06/1/780).

Ст. 636 ГК РФ установлено, что если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

Следовательно, организация-арендатор вправе оплачивать расходы на ГСМ.

В письме от 01.12.2009 г. № 03-03-06/1/780 Минфин РФ сообщил, что в том случае, если по договору аренды транспортного средства с экипажем расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, несет арендатор, он вправе учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами.

То есть Вы вправе учесть расходы на ГСМ как расходы на содержание служебного транспорта (п.п. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Арендные платежи учитываются на основании п.п. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Учитывая то, что договор аренды транспортного средства с экипажем заключен с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством, в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ, могут учитываться в составе расходов на оплату труда.

Сумма арендной платы не облагается страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).

Поскольку объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках в том числе гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, то специалисты ПФР в частных разъяснениях настаивают на том, что вознаграждение, выплачиваемое организацией физическому лицу по заключенному с ним договору аренды автотранспортного средства с экипажем, за услуги по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации является объектом обложения страховыми взносами.

В то же время в базу для начисления страховых взносов в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащих уплате в ФСС РФ, не включаются любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера (п.п. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

То есть на сумму вознаграждения за услуги по управлению автомобилем начисляются страховые взносы только в ПФР и ФФОМС.

Специалисты ПФР предупреждают, что если в документах, имеющихся у организации, отсутствуют сведения о вознаграждении физическому лицу непосредственно за управление транспортным средством и его техническую эксплуатацию, то с контролирующими органами могут возникнуть споры о суммах выплат, на которые должны начисляться страховые взносы.

П. 1 ст. 5 Федерального закона РФ от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» установлено, что физические лица, выполняющие работу на основании гражданско-правового договора, подлежат обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если в соответствии с указанным договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Следовательно, если в договоре аренды транспортного средства с экипажем не будет указано, что арендатор обязуется уплачивать с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем взносы «на травматизм», то обязанность по уплате взносов не возникнет.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ), в том числе доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в РФ (п.п. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), и вознаграждение за выполненную работу, оказанную услугу (п.п. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ с арендной платы и стоимости услуг по управлению автомобилем обязана организация, поскольку в данном случае она признается налоговым агентом в соответствии со ст. 226 НК РФ.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Использование личного автомобиля в служебных целях

Еще по теме: