Машиночитаемая доверенность: электронная замена бумажной формы

Тематики: Хозяйственная деятельность

Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности на подписание электронных документов.

Следует сразу обозначить, что МЧД – это не электронный скан бумажной доверенности, а электронный документ в виде файла формата XML.

Особенностью этого документа является возможность автоматического распознавания и обработки его содержимого с помощью информационных систем и сервисов.

Зачем ввели МЧД

Прежде для подписания электронных документов можно было создать сколько угодно копий электронной подписи руководителя. И такие дубликаты КЭП нередко использовались для совершения противоправных действий с финансами предпринимателей и организаций, а также с регистрационными действиями.

КЭП на сотрудника организации выписывалась и ранее, но при подписании было невозможно определить какими полномочиями наделено доверенное лицо.

МЧД призваны решить указанные проблемы и введены для повышения безопасности использования электронных подписей, выданных на руководителей организаций или индивидуальных предпринимателей.

Какие данные содержит МЧД

МЧД содержит следующие данные:

о доверенном лице (ФИО),
о доверителе (организации или индивидуальном предпринимателе),
о руководителе организации — доверителя,
о полномочиях, которыми наделено доверенное лицо.

Как работает МЧД

МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя и выдается на физическое лицо (работника или иного представителя).

При подписании электронных документов (бухгалтерской и налоговой отчетности, актов, счетов-фактур и пр.) и их отправке доверенное лицо подтверждает свои полномочия МЧД, либо приложив ее отдельным файлом к пакету документов, либо указывает номер МЧД в соответствующей графе документов.

Где хранится МЧД

Подписанная МЧД хранится в той информационной системе, где она была выпущена: у операторов ЭДО, в ФНС России или ее удостоверяющих центрах, в государственных или муниципальных органах.

С помощью этих же информационных систем получатель МЧД может проверить срок ее действия, полномочия, которыми наделено доверенное лицо, а также электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

На сайте ФНС России запущен сервис по созданию МЧД двух видов:

– доверенность на представление интересов юридического лица или ИП при осуществлении хозяйственных сделок,

– доверенность для предоставления в налоговые органы.

В этом же сервисе предоставлена возможность проверить срок действия, полномочия, которыми наделено доверенное лицо, а также электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Обязательное использование МЧД отложили

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры ФНС России прекратили выпускать сертификаты КЭП на сотрудников с указанием реквизитов юридических лиц. С этого времени сертификаты КЭП будут выписываться на сотрудников и иных уполномоченных лиц только как на физических лиц.

Если срок действия сертификатов КЭП на 1 сентября 2023 года не истек, то предполагалось, что при подписании электронных документов необходимо прикладывать МЧД на сотрудников, подписанные руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Однако, Федеральный закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ разрешил использовать оформленные до 31 августа 2023 года на работников организации квалифицированные сертификаты КЭП без применения МЧД до 31 августа 2024 года.

Распечатать статью

В новом номере журнала: