Отпуск. Все что нужно знать бухгалтеру и кадровику

Тематики: Трудовые отношения

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 Трудового кодекса РФ, далее – ТК РФ).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Отдельным категориям работников предоставляются ежегодные основные оплачиваемые отпуска продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск).

Документооборот

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма № Т-7), утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ).

В графике отпусков отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

О времени начала отпуска работник извещается под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Также допустимо внести изменения в график отпусков, дополнив его дополнительными графами, в которых работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна и указать дату уведомления о начале отпуска (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

На основании графика отпусков работодатель издает приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6а) и объявляет его работнику под роспись.

Если работнику предоставляется отпуск не на основании графика отпусков (например, он был принят на работу после утверждения графика отпусков), то основанием для составления приказа о предоставлении отпуска будет являться заявление такого работника.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма № Т-7), приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6а), записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

График отпусков (форма № Т-7), приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6а), записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) можно посмотреть в разделе «Формы документов» «Учет труда и его оплаты».

Обратите внимание, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Расчет отпускных

Отпускные – денежная выплата, рассчитанная из среднего дневного заработка и количества дней отпуска.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев (расчетный период) путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней) (ст. 139 ТК РФ).

Например, если отпуск начинается с 1 июля, расчетным периодом является промежуток времени с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего года.

В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», далее – Особенности).

Такая ситуация может возникнуть, например, если работница находилась в отпуске по беременности и родам, а после того в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя.

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие) (п. 3 Особенностей).

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если (п. 5 Особенностей):

– за работником сохранялся средний заработок в соответствии законодательством РФ.

К таким выплатам относится, например, средний заработок, выплаченный работнику за дни ежегодного отпуска.

Другой пример – при исчислении среднего заработка не учитываются суммы, начисленные за время нахождения работника в служебной командировке;

– работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

– работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

– работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключается время в соответствии с п. 5 Особенностей (ежегодный отпуск, командировка и пр.), средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Особенностей).

Пример. Работнику предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 1 июля 2022 года по 28 июля 2022 года на 28 календарных дней.

Расчетный период с 1 июля 2021 года по 30 июня 2022 года.

В расчетном периоде работник:

– находился в очередном ежегодном отпуске с 1 по 14 августа 2021 года (14 календарных дней),

– не работал в дни, объявленные нерабочими днями в соответствии с Указом Президента РФ № 595 от 20.10.2021 с 1 по 3 ноября 2021 года (3 календарных дня),

– находился в командировке с 4 по 7 апреля 2022 года (4 календарных дня).

Сумма выплат, включаемых в расчет средней заработной платы – 500 000 рублей.

Решение. 1) Определим количество полностью отработанных календарных месяцев в расчетном периоде – 9 месяцев.

2) Определим количество дней в не полностью отработанных месяцах в расчетном периоде:

– в августе (29,3 / 31 день × (31 день – 14 дней) = 16,06 дней,

– в ноябре (29,3 / 30 дней × (30 дней – 3 дня) = 26,37 дней,

– в апреле (29,3 / 30 дней × (30 дней – 4 дня) = 25,39 дней.

3) Определим средний дневной заработок:

500 000 рублей / (29,3 × 9 месяцев + 16,06 дней + 26,37 дней + 25,39 дней) = 1 508, 20 рублей.

4) Определим сумму отпускных:

28 дней × 1 508,20 рублей = 42 229, 6 рублей.

Обратите внимание, во всех случаях средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть менее установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда (п. 18 Особенностей).

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Отпуск. Все что нужно знать бухгалтеру и кадровику

Документооборот

Расчет отпускных

Еще по теме: