Суточные при зарубежных командировках

ООО осваивает новое направление деятельности, в связи с чем будет отправлять сотрудников в зарубежные командировки.
Расскажите, пожалуйста, про суточные: размер, НДФЛ, страховые взносы.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

П. 17 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, установлено, что за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены ст. 168 ТК РФ для командировок в пределах территории РФ;

б) при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые предусмотрены ст. 168 ТК РФ для командировок на территории иностранных государств.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

В соответствии с п. 18 Положения при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.

А при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам).

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных.

В письме от 21.01.2016 г. № 03-03-06/1/2059 Минфин РФ разъяснил, что в соответствии со ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

Расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты.

Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

При этом в силу п.п. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, по мнению Минфина, сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи.

Учитывая, что в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток), то в ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм.

П.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки, в частности, на суточные относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли суточные при загранкомандировках не нормируются.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суммы суточных, превышающие размеры, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

То есть если локальным нормативным актом организации размер суточных при загранкомандировках установлен, например, в сумме 4 000 руб. за каждый день, то НДФЛ облагается сумма превышения в размере 1 500 руб. (4 000 руб. – 2 500 руб.).

Доходы в виде суточных, превышающих размер 2 500 руб., при заполнении раздела 3 Справки по форме 2-НДФЛ отражаются по коду дохода 4800 «Иные доходы» (письмо Минфина РФ от 06.10.2009 г. № 03-04-06-01/256).

Согласно п. 5 ст. 210 НК РФ доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов).

В соответствии с п.п. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода при направлении сотрудников организации в служебные командировки определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Таким образом, сообщил Минфин РФ в письме от 05.06.2017 г. № 03-04-06/35510, определение дохода, подлежащего налогообложению (освобождаемого от налогообложения) с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ, производится организацией — налоговым агентом в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Соответственно, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным, суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

На основании п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Следовательно, удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога с доходов в виде выплаченных в иностранной валюте суточных производитсяналоговым агентом при выплате налогоплательщику иных доходов по завершении месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

В соответствии с п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ.

Таким образом, суточные, выплачиваемые работникам при направлении их в служебные командировки за пределы территории РФ, в размере не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке не облагаются страховыми взносами.

Суммы суточных, выплачиваемые сверх 2 500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами территории РФ, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

То есть в тех же размерах, что и для НДФЛ.

Исходя из п. 1 ст. 424 НК РФ дата осуществления выплат и иных вознаграждений для плательщиков страховых взносов организаций определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника.

При этом главой 34 «Страховые взносы» НК РФ не установлено особенностей для пересчета в рубли сумм суточных, выплачиваемых работнику в иностранной валюте.

Таким образом, считает Минфин, в целях исчисления страховых взносов с сумм суточных, выплачиваемых работникам сверх 2 500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами территории РФ, пересчет в рубли суммы суточных, выплаченной работнику в иностранной валюте, осуществляется по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату начисления указанной суммы суточных в пользу работника.

Днем начисления сумм выплат в данной ситуации, по мнению Минфина, следует считать день утверждения авансового отчета, поскольку до указанной даты квалифицировать сумму аванса, выданного работнику, как командировочные расходы, включающие суточные, невозможно (письмо от 29.05.2017 г. № 03-15-06/ 32796).

В соответствии с п. 2 ст. 20. 2 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» при оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в частности: суточные, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, расходы по найму жилого помещения.

Следовательно, суточные не подлежат обложению страховыми взносами «на травматизм» в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.