Свежий номер: № 23 (60) – Июнь 2021

Учет ГСМ. Как правильно оформить документы

Статья в журнале: №49 (659) — Декабрь 2004 , опубликовано 15.12.2004

Консультирует «Капитал»
Телефоны ООО «Аудиторская группа «Капитал» в Екатеринбурге: 231-66-24, 231-66-23

Необходимым условием для отнесения на расходы предприятия стоимости израсходованных материалов, в том числе горюче-смазочных материалов, является наличие правильно оформленных первичных документов.

При оформлении расхода ГСМ – это оформленный в установленном порядке путевой лист.

Путевой лист является документом, подтверждающим производственные цели эксплуатации автомобиля, и служит основанием для начисления заработной платы водителю.

Путевой лист является первичным документом по учету работы автотранспорта, поэтому в нем обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль (постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78).

Неправильно оформленный первичный документ не может быть принят к бухгалтерскому учету организации.

Предприятия допускают следующие ошибки при оформлении путевых листов:

1. В путевом листе не указывается (или неточно указывается) маршрут следования. Например: по городу, или г. Екатеринбург.

Такие формулировки не позволяют подтвердить производственную направленность поездки.

2. Показатели путевых листов на конец дня не соответствуют показателям на начало следующего дня:

– не совпадают остатки бензина;
– не совпадают показания спидометра.

Эти нарушения в оформлении не позволяют получить достоверные данные о расходе топлива и о пробеге автомобиля.

3. В некоторых случаях в путевых листах не указывается марка бензина или топлива, которым заправлялась машина.

Путевой лист подтверждает расход бензина, поэтому количество списанного в бухучете топлива должно соответствовать данным путевых листов.

Надо ли оформлять путевой лист при использовании работником личного автотранспорта?

Согласно письму МНС РФ от 02.06.2004 г. № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта» для получения компенсации работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах.

По нашему мнению, данное требование налоговых органов необоснованно, так как согласно постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 путевой лист, оформленный по унифицированной форме № 3, является документом по учету работы легкового автотранспорта и начислению заработной платы водителю.

В данном случае заработная плата водителю не выплачивается, размер компенсации от количества израсходованного топлива или количества поездок не зависит.

Согласно ст.188 ТК РФ при использовании работником личного имущества в интересах работодателя, работнику выплачивается компенсация, размер которой определяется в трудовом договоре.

Мы считаем, что обоснованием расходов в виде выплаты компенсации будет следующий пакет документов:

– приказ руководителя о выплате компенсации;

– трудовой договор, где указан размер выплаты, подписанный двумя сторонами;

– должностная инструкция, подтверждающая необходимость совершения поездок в рабочее время по производственной необходимости;

– паспорт транспортного средства, подтверждающий принадлежность автотранспорта работнику (в случае если транспортное средство управляется работником по доверенности, то копия доверенности).

Кстати, до недавнего времени налоговые органы были не согласны с возможностью выплаты компенсации в случае, если работник пользуется транспортным средством по доверенности.

Однако в уже указанном письме МНС РФ от 02.06.2004 г. № 04-2-06/419@ позиция министерства изменилась: «Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке».

Что касается размера выплаты, то необходимо помнить, что согласно п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав расходов для целей налогового учета включается сумма компенсации только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92, в частности, для легковых автомобилей – 1200 руб. или 1500 руб., в зависимости от объема двигателя.

По Трудовому кодексу РФ работнику может быть выплачена не только компенсация, но и возмещена стоимость израсходованного ГСМ.

Однако Налоговый кодекс РФ не содержит такого положения.

Стоимость ГСМ можно отнести на расходы только в составе расходов на оплату труда, как выплаты, предусмотренные трудовым договором.

В случае, если предприятие желает относить суммы ГСМ на затраты, отношения с работником целесообразнее оформить договором аренды.

Однако в этом случае работник обязан будет составлять путевые листы для подтверждения количества использованного ГСМ.

Надо ли применять нормы по расходу ГСМ?

Налоговый кодекс РФ не содержит требования о применении каких-либо законодательно установленных нормативов к расходованию горюче-смазочных материалов.

Напомним формулировку, содержащуюся в п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ: к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

Однако в ст. 252 НК РФ содержится условие, общее для всех видов расходов: расходы должны быть обоснованы, то есть экономически оправданны.

Обоснованием при использовании материалов служат утвержденные нормы расхода.

Предприятие может самостоятельно разработать нормативы расхода ГСМ, либо использовать нормы, предложенные Минтрансом РФ.

В настоящее время действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03), утвержденные Минтрансом РФ от 29.04.2003 г.

Этот документ был введен в действие с 01.07.2003 г. информационным сообщением от 25.07.2003 г., размещенным на официальном сайте Минтранса РФ в Интернете (http://www.mintrans.ru).

Официально документ опубликован не был.

И хотя способ, которым Минтранс РФ ввел нормы в действие, не предусмотрен законодательством, налоговые органы при проверках в большинстве случаев руководствуются именно этими нормами.

По этому вопросу уже есть сложившаяся арбитражная практика.

Например, постановление ФАС Уральского округа от 10.06.2002 г. № Ф09-1180/02-АК.

Основанием для привлечения предприятия к ответственности послужил вывод инспекции о неправомерном включении в себестоимость продукции всех фактических расходов на приобретение ГСМ.

По мнению налогового органа, отнесению на затраты подлежат расходы по приобретению ГСМ только в пределах норм, установленных Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Арбитражный суд признал решение инспекции незаконным.

Так как фактические расходы на приобретение ГСМ связаны с осуществлением производственной деятельности, следовательно, подлежат включению в себестоимость продукции.

Иного, то есть непроизводственного характера названных затрат, налоговым органом доказано не было.

Вывод о том, что нормы Минтранса РФ не предназначены для расчета налогов, содержится и в других судебных решениях (постановления федеральных арбитражных судов Северо-Западного округа от 05.03.2002 г. № А56-23095/01, Центрального округа от 05.10.2001 г. № А08-3900/00-9, Уральского округа от 14.09.2000 г. № Ф09-1037/2000-АК и т.д.).

И все-таки во избежание разногласий с налоговыми органами мы рекомендуем расход ГСМ подтверждать следующими документами:

– путевой лист;
– утвержденные нормы расхода;

– приказ руководителя о применении норм.

Зам. директора по аудиту ООО «АГ «Капитал» И.А. Екимовских

© ООО «АГ «КАПИТАЛ»
Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru