Учет командировочных расходов

Тематики: Бухгалтерский учет, Налог на прибыль организаций, НДФЛ, Практические ситуации, Развернуто, Страховые взносы, Трудовые отношения

В статье разъяснены и указаны:

– нормы права, на основании которых действуют работодатель и сотрудник при направлении последнего в загранкомандировку,

– порядок обложения сумм, связанных с командировочными расходами, НДФЛ и страховыми взносами,

– порядок принятия командировочных расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций,

– порядок оформления бухгалтерских записей по командировочным расходам.

Ситуация. Сотрудник направлен на 5 рабочих дней в загранкомандировку. Положением об оплате командировочных расходов предусмотрено, что суточные за каждый день нахождения в командировке за пределами РФ оплачиваются в размере 2 500 рублей.

Сотруднику выдан денежный аванс для оплаты командировочных расходов в размере 80 000 рублей.

Иностранная валюта на расходы, связанные с загранкомандировкой приобретена сотрудником самостоятельно по курсу 60 рублей за 1 доллар США.

По возвращении из загранкомандировки предъявлен авансовый отчет и подтверждающие документы к нему на следующие расходы:

– справка банка о приобретении валюты,

– проживание в отеле – 1 000 долларов США,

– суточные за 5 дней = 12 500 рублей.

Решение. Трудовые отношения

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ, далее – ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 167 и 168 ТК РФ).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Налог на доходы физических лиц

При оплате работодателем сотруднику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории РФ не более 2 500 рублей, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (п. 1 ст. 217 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации сотрудник все расходы, связанные с загранкомандировкой, подтвердил документально. Следовательно, по данной операции у него отсутствует налогооблагаемый доход.

Страховые взносы

При оплате расходов на командировки сотрудников за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере не более 2 500 рублей, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (п. 2 ст. 422 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации сотрудник все расходы, связанные с загранкомандировкой, подтвердил документально. Следовательно, такие расходы не облагаются страховыми взносами.

Налог на прибыль организаций

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, отнесены расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения и суточные (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Такие расходы в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль признаются на дату утверждения авансового отчета о командировке.

Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, в частности, суммы в рублях, которые он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

В этом случае командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты (Письмо Минфина РФ от 19.08.2022 № 07-01-09/81220).

Бухгалтерский учет

Расходы, связанные со служебными командировками работников, относятся к расходам по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета о командировке (п. п. 5,16 Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказ Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).

В связи с тем, что сотрудник самостоятельно приобрел иностранную валюту для оплаты командировочных расходов на выданную ему под отчет сумму в рублях, нормы Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утвержденного Приказом Минфина РФ от 27.11.2006 № 154н) не применяются.

Сумма командировочных расходов, подлежащих возмещению работнику, определяется как фактически потраченная работником сумма, в том числе на приобретение иностранной валюты, израсходованной на оплату командировочных расходов.

В бухгалтерском учете будут произведены следующие записи:

Д-т 71 К-т 50 «сотруднику выдан денежный аванс для оплаты командировочных расходов в размере 80 000 рублей»

Д-т 20 (26, 44) К-т 71 «предъявлен авансовый отчет, сумма командировочных расходов принята к учету (проживание 1 000 долларов США × 60 рублей + 12 500 суточные = 72 500 рублей)»

Д-т 50 К-т 71 «возврат неизрасходованных подотчетных сумм».

Распечатать статью

В новом номере журнала: