В командировку на личном автомобиле
Сотрудники, у которых есть личные автомобили, ездят в командировки по области на своих автомобилях. Организация выплачивает командировочные и компенсирует расходы на ГСМ.
Как правильно оформить эти расходы? НДФЛ, страховые взносы?
Ст. 166 ТК РФ установлено, что служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В приказе о направлении в командировку нужно указать, что работник отправляется в командировку на личном автомобиле и ему будет компенсирована стоимость ГСМ.
При этом работодатель обязан возместить работнику в случае направления в служебную командировку расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ).
В соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.
К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой.
Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Для целей налогообложения прибыли расходы на командировки в соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
При этом расходы должны отвечать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно: быть экономически обоснованны, а также подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» установлено, что кассовый чек – это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.
Таким образом, разъяснил Минфин РФ в письме от 18.02.2019 г. № 03-03-06/1/10344, кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности.
Если же кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий ст. 252 НК РФ такой чек может являться документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов.
Согласно п.п. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
В соответствии с п. 2 ст. 422 НК РФ не подлежит обложению страховыми взносами оплата организацией расходов на командировку работника (суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217НК РФ в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения и другие перечисленные расходы на командировки работников).
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).
Поэтому выплаты работнику в виде компенсации расходов на бензин, на наем жилого помещения, а также иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя на основании положений ст. 168 ТК РФ (расходов на ремонт транспортного средства во время командировки), не облагаются страховыми взносами только при документальном подтверждении таких расходов.
В противном случае выплаты работнику, не подтвержденные документами на возмещение расходов в командировке, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
В письме от 28.03.2019 г. № 03-15-06/21254 Минфин РФ разъяснил, что с учетом положений п. 1 ст. 421 НК РФ оплата командировочных расходов вместе с выплатами, предусмотренными в п.п. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ и исчисленными в пользу работника, будет отражаться в Расчете по страховым взносам:
– по строке 030 подраздела 1.1 (по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование) и подраздела 1.2 (по страховым взносам на обязательное медицинское страхование) Приложения 1 к разделу 1 Расчета;
– по строке 020 Приложения 2 (по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) к разделу 1 Расчета;
– по строке 210 подраздела 3.2.1 раздела 3 Расчета.
Далее как не облагаемая страховыми взносами согласно ст. 422 НК РФ оплата командировочных расходов работнику отражается:
– по строке 040 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1 Расчета;
– по строке 030 Приложения 2 к разделу 1 Расчета.
По строке 220 подраздела 3.2.1 раздела 3 Расчета будет отражаться база для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по работнику за минусом выплат по командировочным расходам.
Все права на материалы защищены, многие статьи на нашем
сайте находятся в закрытом доступе.
Предлагаем зарегистрироваться или авторизоваться, чтобы продолжить чтение.
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!