Выплата компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях

Тематики: Бухгалтерский учет, Налог на прибыль организаций, НДФЛ, Практические ситуации, Развернуто, Страховые взносы

Согласно условиям трудового договора работодатель ежемесячно выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях.

Размер компенсации установлен в сумме 5 000 рублей.

Автомобиль объемом двигателя 1 600 куб. см используется для управленческих нужд организации.

Организация — работодатель применяет общую систему налогообложения.

Как учесть компенсацию в целях бухгалтерского и налогового учета?

Бухгалтерский учет

Расходы организации по возмещению работникам компенсации за использование автомобиля работника в служебных целях отражаются в составе управленческих расходов в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. 5, 6, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

В бухгалтерском учете начисление и выплату компенсации следует отразить в порядке, предусмотренном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций ^[1]:

Дебет 26 Кредит 73.03 «Начислена компенсация за использование автомобиля в сумме 5 000 рублей за n-ый месяц»

Дебет 73.03 Кредит 51 «Перечислена компенсация за использование автомобиля в сумме 5 000 рублей за n-ый месяц»

Дебет 90 Кредит 26 «Расходы в виде компенсации за использование автомобиля в сумме 5 000 рублей отнесены на финансовый результат текущего периода»

НДФЛ

При использовании работником в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Ст. 217 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) установлен перечень выплат, которые не облагаются НДФЛ. В том числе к таким выплатам отнесены все виды компенсационных выплат, выплачиваемые работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей.

Глава 23 НК РФ не устанавливает конкретный необлагаемый размер компенсации за использование личного автомобиля в интересах работодателя.

Соответственно, такая компенсация не облагается НДФЛ в размере, который установлен в письменном соглашении сторон трудового договора.

Согласны с таким выводом и контролирующие органы (например, такое мнение высказано в письмах Минфина от 30.09.2021 № 03-04-05/79075, от 26.06.2020 № 03-04-05/55023).

Страховые взносы

Ст. 422 НК РФ установлен перечень выплат, которые не облагаются страховыми взносами. В том числе к таким выплатам отнесены все виды компенсационных выплат, выплачиваемые работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей.

Глава 34 НК РФ не устанавливает конкретный необлагаемый размер компенсации за использование личного автомобиля в интересах работодателя.

Соответственно, такая компенсация не облагается страховыми взносами в размере, который установлен в письменном соглашении сторон трудового договора.

Согласны с таким выводом и контролирующие органы (например, такое мнение высказано в письме Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69146).

Налог на прибыль организаций

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в том числе, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм таких расходов для налога на прибыль не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Нормы компенсации определены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

С 1 января 2024 года для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно норма расходов на выплату компенсации работнику, учитываемых при формировании налоговой базы по налогу на прибыль, составляет 2 400 рублей в месяц.

Кроме того, следует помнить, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Поэтому для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, необходимо оформить приказ руководителя организации, от работника следует получить заявление на выплату компенсации, а также копию свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего сотруднику.

^[1] Утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.