Договор аренды автомобиля с физическим лицом при применении УСН

Тематики: Бухгалтерский учет, Развернуто, УСН, Хозяйственная деятельность

Расходами по договору аренды автомобиля признаются арендные платежи, уплачиваемые арендодателю, и расходы на обслуживание автомобиля.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее — УСН), уменьшают полученные доходы на расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля, включается в состав расходов на основании п.п. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Указанные расходы признаются после фактической уплаты арендных платежей (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Для учета расходов на обслуживание автомобиля в целях применения УСН следует обратить внимание на вид заключенного договора – это договор аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

В этом случае поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта обязан арендатор (ст. 644 ГК РФ).

Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).

Договор аренды транспортного средства с экипажем

В этом случае поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей обязан арендодатель (ст. 634 ГК РФ).

Кроме того, если иное не предусмотрено договором аренды, арендодатель несет расходы:

– по оплате услуг членов экипажа,

– по обязательному страхованию автогражданской ответственности,

– по страхованию транспортного средства, когда такое страхование является обязательным в силу закона или договора,

– расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

Исходя из вида и условий договора аренды следует определить расходы, которые вправе нести арендатор.

Расходы по договору аренды транспортного средства

Расходы на содержание арендованного транспортного средства в целях применения УСН учитываются на основании п.п. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в качестве расходов на содержание служебного транспорта и п.п. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (материальные расходы).

В качестве подтверждения расходов на содержание арендованного транспортного средства могут быть представлены документы об оплате услуг по техническому осмотру и ремонтных работ, акты приемки-передачи выполненных работ и оказанных услуг, документы, подтверждающие приобретение и оплату запасных частей, ГСМ и прочих материальных запасов.

Обратите внимание, что при применении УСН расходы по приобретению материальных запасов признаются после оплаты, независимо от даты списания их в производство (п.п. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При этом документально подтвердить списание материальных запасов в производственных целях все равно необходимо.

Так, доказательством того, что топливо потрачено в производственных целях, является оформленный путевой лист.

Для подтверждения правомерного списания запасных частей оформляется требование-накладная и дефектная ведомость.

Затраты арендатора на страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) уменьшают налоговую базу на основании п.п. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Для документального подтверждения в этом случае необходим полис ОСАГО, оформленный на арендатора.

Обратите внимание, что расходы, связанные с добровольным страхованием транспортного средства (в том числе КАСКО), при применении УСН не учитываются.

Это связано с тем, что на основании п.п. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при применении УСН можно признавать расходы только по обязательному страхованию имущества.

Если автомобиль арендуется у физического лица, не являющегося ИП или самозанятым, при выплате ему арендной платы удерживается и перечисляется в бюджет НДФЛ (п.п. 4, 6 п. 1 ст. 208, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на сумму платы за пользование имуществом не начисляются (п. 4 ст. 420 НК РФ). Страховые взносы начисляются только за услуги по управлению транспортным средством в случае заключения договора аренды транспортного средства с экипажем.

Соглашение об использовании имущества и компенсации расходов

Если транспортное средство предоставляется работником на основании соглашения об использовании имущества и компенсации расходов, то организация обязана выплачивать работнику сумму, указанную в соглашении, но в этом случае можно списать в расходы только компенсацию в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

– по легковым автомобилям с объемом двигателя до 2 000 куб. см. – 1 200 рублей,

– по легковым автомобилям с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см. – 1 500 рублей.

Если заключено соглашение об использовании имущества и компенсации расходов, то расходы на топливо, запасные части, страхование, расходы на текущие и капитальные ремонты работодатель в целях УСН не учитывает.

При этом оформлять путевые листы необходимо, поскольку учитываются только обоснованные и документально подтвержденные расходы, и именно, путевой лист подтвердит, что машина использовалась в рабочих поездках.

Бухгалтерский учет

Автомобиль, полученный от арендодателя, учитывается за балансом, если договором не предусмотрены ни переход права собственности на автомобиль, ни возможность его выкупа и не предполагается передавать его в субаренду (п. 12 ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды»).

Если арендованный автомобиль используется в обычных видах деятельности, то есть для целей, связанных с производством и продажей товаров, работ, услуг, то и арендная плата в бухгалтерском учете отражается в расходах по обычным видам деятельности.

Арендные платежи признаются равномерно в течение срока аренды.

Организация вправе применять и иной систематический подход, который отражает характер использования экономических выгод от полученного в аренду транспортного средства (п. 11 ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды», п. п. 16, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Расчеты с арендодателем отражаются на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Если договор аренды транспортного средства заключен с сотрудником, то для расчетов по арендной плате вместо счета 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» нужно использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Бухгалтерские записи

Дт 20 (26, 44) Кт 76 (73) – начислена арендная плата (включая плату за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если у вас заключен договор аренды транспортного средства с экипажем) на основании положений договора, счета, акта.

Дт 76 (73) Кт 51 – перечислена арендная плата.

Дт 20 (26, 44) Кт 10 – отражены затраты на ГСМ и запасные части на основании путевого листа, требования- накладной.

Дт 20 (26, 44) Кт 60 (71) – отражены затраты на мойку и техобслуживание автомобиля на основании акта приемки-сдачи выполненных работ, заказ-наряда, авансового отчета.

Дт 60 Кт 51 – отражена оплата подрядчикам (исполнителям).

Дт 20 (26, 44) Кт 60 – отражены затраты на ремонт арендованного транспортного средства

Дт 76 (73) Кт 68 – удержан НДФЛ с суммы арендной платы

Дт 68 Кт 51 – удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.