Компенсации и путевые листы

Тематики: Налог на прибыль организаций

Для документального подтверждения обоснованности выплаты работнику компенсации за использование личного автотранспорта какое количество путевых листов необходимо составлять в месяц? Предприятие находится на ОСН.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В соответствии с п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, для целей налогообложения прибыли относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

П. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя	(рублей в месяц)
до 2000 куб. см включительно	– 1 200
свыше 2000 куб. см	– 1 500.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Минфин на протяжении длительного времени утверждает, что для документального подтверждения расходов на выплаты компенсаций обязательно нужно оформлять путевые листы.

Путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», налогоплательщики вправе использовать для подтверждения расходов по использованию личного транспорта в служебных целях, компенсируемых организацией, которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли организаций (письмо от 23.09.2013 г. № 03-03-06/1/39406).

При этом обязательного условия ведения путевых листов для учета в целях налогообложения сумм компенсаций не предусмотрено.

А в п. 10 Порядка, утвержденного приказом Минтранса № 152, указано, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

В письме от 30.11.2012 г. № 03-03-07/51 Минфин РФ, ссылаясь на данную норму, сообщил, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно, а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.

Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В соответствии с Законом № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Законом № 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.

В письме от 01.11.2013 г. № 03-03-06/1/46664 на вопрос налогоплательщика: вправе ли организация в обоснование расходов на выплату компенсации оформить только приказ о выплате компенсации работникам или же необходимо оформлять путевые листы, Минфин ответил, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому.

Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя.

Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

Прямого ответа на вопрос так и не последовало.

Поэтому на сегодняшний день безопаснее для документального подтверждения обоснованности выплаты работнику компенсации за использование личного автотранспорта путевой лист составлять раз в месяц.

Главное – чтобы в нем отражались адреса, куда работник ездил по служебным делам.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Компенсации и путевые листы

Еще по теме: