Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Тематики: Трудовые отношения

Содержание скрыть

1. Отпуск. Удлиненный отпуск. Дополнительный отпуск

2. В каких случаях компенсация за отпуск предоставляется без увольнения

3. Как правильно составить заявление на компенсацию неиспользованного отпуска

4. Как рассчитывается компенсация за отпуск без увольнения в 2023 году

4.1. Расчет среднедневного заработка

4.2. Расчет компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск

5. Кому нельзя заменить отпуск деньгами

6. Что делать, если накопилась задолженность по отпускам

7. Налоговые последствия выплаты компенсации за отпуск без увольнения

8. Замена денежной компенсацией допотпуска по заявлению беременной работницы

9. Можно ли отказать работнику в замене допотпуска на денежную компенсацию

В рамках трудового законодательства работнику предоставляется право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Однако, возникают ситуации, когда сотрудник не успевает использовать свой отпуск в установленные сроки.

В таком случае, работодатель должен выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Давайте разберемся подробнее о правилах, когда положена компенсация за неиспользованный отпуск.

Отпуск. Удлиненный отпуск. Дополнительный отпуск

Для начала напомним, что всем работникам ежегодно должны предоставляться отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 Трудового кодекса РФ, далее – ТК РФ).

Право на первый отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы. Далее отпуска предоставляются в порядке очередности, установленной графиком отпусков.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Обратите внимание, что работодатель не имеет право установить продолжительность ежегодного отпуска менее 28 календарных дней.

Помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска нормами трудового законодательства и иных федеральных законов для некоторых категорий работников предусмотрены удлиненные отпуска и дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.

В частности, для работников в возрасте до восемнадцати лет предусмотрен удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ).

Удлиненный оплачиваемый отпуск предусмотрен и для педагогических работников (ст. 334 ТК РФ). В зависимости от стажа, квалификации и занимаемой должности продолжительность их отпуска варьируется от 42 до 56 календарных дней.

Удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск предусмотрен для инвалидов. Отпуск этой категории работников должен составлять не менее 30 календарных дней ежегодно (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации).

Удлиненные отпуска предусмотрены также для лиц, работающих с химическим оружием; докторам и кандидатам наук; государственным гражданским служащим; работникам системы прокуратуры; сотрудникам Следственного комитета; сотрудникам таможенных органов; судьям; спасателям.

Работники, которые заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работники, которые имеют особый характер работы, работники с ненормированным рабочим днем, а также работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, наделяются правом на дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.

То есть работодатель указанным категориям работников обязан предоставить дополнительные оплачиваемые дни отпуска сверх положенных 28 календарных дней.

В частности, работники, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда, могут рассчитывать на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее, чем 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ).

Работники с ненормированным рабочим днем имеют право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительностью не менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ).

Помимо вышеуказанных категорий работников работодатели могут закрепить в коллективном договоре или в Положении об оплате труда право на дополнительный отпуск для других категорий работников.

В каких случаях компенсация за отпуск предоставляется без увольнения

Порядок замены ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией предусмотрен ст. 126 ТК РФ.

Согласно указанному порядку заменить денежной компенсацией возможно только ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Условие о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией в обязательном порядке должно быть предусмотрено в отраслевом соглашении, коллективном договоре, положении об оплате труда и ином локально-нормативном акте.

Как правильно составить заявление на компенсацию неиспользованного отпуска

В случае если работник пожелает воспользоваться своим правом заменить дополнительные дни отпуска денежной компенсацией, то он должен написать заявление о предоставлении ему денежной компенсации взамен той части ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Образец заявления на замену ежегодного дополнительного отпуска денежной компенсацией

Директору ООО «Беляш»
Пирожкову И.И.
от повара Иванова А.А.

Заявление

Прошу ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительностью 3 календарных дня, за ненормированный рабочий день за период работы с 1 ноября 2022 года по 31 октября 2023 года, запланированный по графику отпусков с 13 по 15 ноября 2023 года, заменить денежной компенсацией.

Иванов А.А. ________________

02.11.2023

На основании такого заявления работодатель издаст Приказ о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией.

Образец Приказа о замене ежегодного дополнительного отпуска денежной компенсацией

Приказ
о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией

03.11.2023 № 5-К

В соответствии со статьей 126 Трудового кодекса РФ и на основании заявления Иванова А.А. приказываю:

1. Заменить Иванову А.А. ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительностью 3 календарных дня, за ненормированный рабочий день за период работы с 1 ноября 2022 года по 31 октября 2023 года, запланированный по графику отпусков с 13 по 15 ноября 2023 года, денежной компенсацией.

2. Бухгалтерии обеспечить соответствующие начисления и выплаты.

3. Отделу кадров внести изменения в график отпусков на 2023 год

Директор ООО «Беляш» Пирожков И.И.

Как рассчитывается компенсация за отпуск без увольнения в 2023 году

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка.

Расчет среднедневного заработка

Средний дневной заработок для оплаты неиспользованного отпуска исчисляется по следующей формуле:

Средний дневной заработок = Заработная плата за расчетный период / Количество календарных дней в расчетном периоде.

Если в расчетном периоде месяцы отработаны полностью (то есть не было периодов нетрудоспособности, отпусков и прочих исключаемых периодов), то показатель «Количество календарных дней в расчетном периоде» исчисляется как произведение количества месяцев работы (12 месяцев) × 29,3 (среднее количество календарных дней в месяце) = 351,6 календарных дней.

Формула для расчета количества дней в не полностью отработанном месяце расчетного периода выглядит следующим образом:

Количество отработанных дней = Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в данном месяце / (Количество календарных дней в месяце × 29,3)

Расчет компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск

После того, как исчислили среднедневной заработок переходим к расчету непосредственно компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск:

Компенсация за неиспользованный отпуск = количество дней неотгулянного дополнительного отпуска × среднедневной заработок.

Для некоторых категорий работников размер и порядок выплаты денежной компенсации взамен дополнительного оплачиваемого отпуска устанавливается специальными нормами.

Так, например, размер и порядок выплаты денежной компенсации взамен дополнительного оплачиваемого отпуска спасателям нештатных и добровольных (общественных) аварийно-спасательных формирований, а также спасателям, не входящим в состав аварийно-спасательных формирований, привлекаемым к проведению работ по ликвидации чрезвычайных ситуаций определен Постановлением Правительства РФ от 22.01.1997 № 67.

Кому нельзя заменить отпуск деньгами

В отдельных случаях, даже при наличии дополнительного или удлиненного отпуска работнику не получится заменить дни отдыха сверх 28 календарных дней денежной компенсацией.

Такие исключения установлены ч. 3 ст. 126 ТК РФ.

В частности, недопустимо заменять денежной компенсацией удлиненный и дополнительный оплачиваемый отпуск:

беременным женщинам,
работникам в возрасте до восемнадцати лет,
работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

Кроме того, исключения могут предусматриваться и специальными нормами.

Так, например, сотрудникам таможенных органов РФ одновременно с очередным ежегодным отпуском предоставляется дополнительный отпуск.

При этом замена дополнительного отпуска денежной компенсацией запрещена. Указанные положения закреплены в Постановлении Правительства РФ от 15.02.1998 № 189 «О предоставлении сотрудникам таможенных органов льгот за исполнение должностных обязанностей во вредных условиях».

Что делать, если накопилась задолженность по отпускам

Если сотрудник в очередном году не отгулял положенные ему 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска, то эта часть неиспользованного отпуска должна быть учтена в графике отпусков на следующий год.

Таким образом, в графике отпусков на будущий год будет фигурировать текущий ежегодный основной отпуск в количестве 28 календарных дней и часть ежегодного основного отпуска за прошлый год (в размере 28 календарных дней минус количество дней, использованных в прошлом году).

Однако это не означает, что часть отпуска с прошлого года становится как бы дополнительным отпуском и может быть заменена работнику денежной компенсацией.

Из анализа трудового законодательства, а также из неоднократных разъяснений Роструда следует, что право на денежную компенсацию за отпуск имеют только те работники, для которых предусмотрен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней или которые имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск.

Для работников, у которых очередной отпуск составляет 28 календарных дней, трудовое законодательство предусматривает выплату компенсации за отпуск только при увольнении.

Налоговые последствия выплаты компенсации за отпуск без увольнения

В расходы на оплату труда, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников.

Главное условие включения в расходы – эти выплаты должны быть предусмотрены нормами законодательства РФ и закреплены в трудовых договорах или в коллективных договорах.

Конкретный перечень выплат, которые включаются в расходы установлен ст. 255 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ).

П. 8 ст. 255 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе расходов на оплату труда учитываются денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Указанной норме корреспондирует ст. 126 ТК РФ, согласно которой часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Исходя из этого, организация вправе учитывать в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, расходы на оплату денежной компенсации работникам за неиспользованный отпуск в части, превышающей 28 календарных дней, в том числе за неиспользованный дополнительный отпуск.

Указанная позиция последовательно поддерживается и контролирующими органами (Письмо Минфина России от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46713, Письмо Минфина России от 24.01.2014 № 03-03-07/2516).

Замена денежной компенсацией допотпуска по заявлению беременной работницы

Сотрудница написала заявление о замене дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день денежной компенсацией.

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск (28 календарных дней) сотрудница уже использовала.

Работодатель не возражает против такой компенсации, однако, у него есть подозрения, что сотрудница беременна.

Работодателя интересует, какие возможны негативные последствия для него, если его подозрения подтвердятся после того, как он предоставит сотруднице денежную компенсацию отпуска?

На этот вопрос ответил Роструд на сайте онлайнинспекция.рф.

На основании ч. 1 ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам.

Однако, если работник не уведомил работодателя о беременности и написал заявление о замене отпуска денежной компенсацией, то работодатель не несет ответственности за замену денежной компенсацией дополнительного отпуска в случае беременности женщины.

Работодатель может письменно предупредить работника о запрете на замену денежной компенсацией отпуска для беременных женщин.

Можно ли отказать работнику в замене допотпуска на денежную компенсацию

Замена части отпуска, превышающая 28 календарных дней, является правом, а не обязанностью работодателя.

В случае обращения сотрудника с заявлением о замене части отпуска денежной компенсацией с какой формулировкой работодатель может отказать сотруднику?

На этот вопрос ответил Роструд на сайте онлайнинспекция.рф.

Законодательно такая формулировка не установлена.

По мнению Роструда, при отказе работнику в компенсации части отпуска работодателю необходимо ссылаться на ст. 126 ТК РФ.

При этом обратить внимание работника на то, что замена отпуска денежной компенсацией по заявлению работника – это право, а не обязанность работодателя.